Veilig Incident Melden
Veilige incidentmelding (VIM)
Binnen Rond Counseling & Mediation staat zorgvuldigheid en veiligheid in het contact met cliënten voorop. Tegelijkertijd kan het in iedere professionele praktijk voorkomen dat er een situatie ontstaat die anders verloopt dan bedoeld. Daarom wordt gewerkt met een procedure voor Veilig Incident Melden (VIM), zoals voorgeschreven in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz).
Het doel van deze procedure is niet om schuldigen aan te wijzen, maar om te leren van situaties die niet goed zijn verlopen, zodat de kwaliteit van begeleiding voortdurend kan worden verbeterd.
Een incident is een onverwachte of onbedoelde gebeurtenis tijdens de begeleiding die heeft geleid tot schade voor een cliënt, of had kunnen leiden tot schade. Wanneer een situatie op tijd wordt opgemerkt en schade wordt voorkomen, spreken we van een bijna-incident.
Werkwijze binnen Rond Counseling & Mediation
Wanneer zich een (bijna-)incident voordoet, wordt dit zorgvuldig en vertrouwelijk geregistreerd. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:
Incidenten worden los van het cliëntdossier geregistreerd.
Registratie gebeurt geanonimiseerd, zodat gegevens niet herleidbaar zijn naar een cliënt. De registratie bevat de datum, plaats en een feitelijke beschrijving van de gebeurtenis.
Ook wordt vastgelegd welke maatregelen zijn genomen en welke verbeterpunten hieruit voortkomen. De gegevens worden veilig en met passende beveiliging opgeslagen.
De VIM-procedure
Wanneer zich een incident of bijna-incident voordoet, wordt binnen de praktijk de volgende werkwijze gevolgd:
Registratie
De gebeurtenis wordt geanonimiseerd vastgelegd met datum, plaats en een korte beschrijving.
Analyse
De situatie wordt zorgvuldig bekeken om te begrijpen wat er is gebeurd en wat hiervan geleerd kan worden.
Bespreking
Wanneer dat helpend is, wordt de situatie besproken in intervisie of collegiaal overleg, zodat er vanuit meerdere perspectieven naar gekeken kan worden.
Verbetering
Waar nodig worden aanpassingen gedaan in werkwijze of afspraken, om de kans op herhaling te verkleinen.
Op deze manier blijft Rond Counseling & Mediation werken aan zorgvuldige, transparante en veilige begeleiding, met aandacht voor voortdurende professionele ontwikkeling.
Hoe het werkt
Rond het Begin
Neem contact op voor het maken van een afspraak voor een kennismaking en intakegesprek. Tijdens dit gesprek geef ik jullie uitleg over het traject en inventariseren we de verwachtingen van elkaar. Vervolgens maken we een start met wat er speelt. Na afloop plannen we afspraken voor de vervolg gesprekken in.
De intake vindt altijd gezamenlijk plaats, behalve voor het traject Herstel & Bemiddeling op de werkvloer en bij een ingrijpende gebeurtenis. Dan werk ik met een apart intake gesprek voor beide partijen.
Rond de Tafel
In deze fase zitten we gezamenlijk rond de tafel en gaan we dieper in op de situaties waar jullie tegenaan lopen. De duur van traject is afhankelijk van de situatie waarin jullie zitten en wat jullie willen bereiken.
Afronding
Wanneer de gesprekken worden afgerond en er overeenstemming is bereikt, leggen we de gemaakte afspraken zorgvuldig vast in een passend einddocument.